WEG-Jahresabrechnung prüfen: fünf sinnvolle Kontrollen

Was wird eigentlich beschlossen?

Die Jahresabrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben dar und bildet die Grundlage für die Entscheidung über Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung beschlossener Vorschüsse. Nach § 28 WEG ist dieses Zahlungsergebnis Gegenstand des Beschlusses, nicht die pauschale Genehmigung jedes Details des Zahlenwerks.

Der Vermögensbericht ergänzt die Abrechnung. Er enthält den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens. Beide Unterlagen erfüllen unterschiedliche Zwecke.

1. Lassen sich die Bankkonten abstimmen?

Für jedes Bankkonto sollte nachvollziehbar sein: Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand. Vergleichen Sie die ausgewiesenen Werte mit den Kontoauszügen.

Bei mehreren Gemeinschaftskonten müssen interne Umbuchungen berücksichtigt werden. Eine Überweisung vom laufenden Konto auf das Rücklagenkonto ist keine Handwerkerrechnung. Die Kontenabstimmung allein zeigt außerdem noch nicht, ob jede Ausgabe sachlich richtig verteilt wurde.

2. Passen die Verteilerschlüssel?

Prüfen Sie je Kostenart, welche Verteilung gilt: Gesetz, Gemeinschaftsordnung und wirksame Beschlüsse können hierfür maßgeblich sein. § 16 WEG sieht grundsätzlich die Verteilung nach Miteigentumsanteilen vor und erlaubt für bestimmte Kosten abweichende Beschlüsse.

Bei Heiz- und Warmwasserkosten gelten zusätzliche Regeln. Vergleichen Sie die Verbrauchsabrechnung mit den angesetzten Beträgen und lassen Sie Besonderheiten erklären. Eine pauschale Verteilung sämtlicher Kosten nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteilen ist daher kein verlässlicher Prüfmaßstab.

3. Sind Soll und Ist sauber getrennt?

Für die Abrechnungsspitze sind die beschlossenen Vorschüsse maßgeblich. Nicht gezahlte Vorschüsse werden nicht einfach durch die Jahresabrechnung zu einer neuen Forderung. Die Übersicht über Ihre tatsächlichen Zahlungen und Rückstände ist daneben gesondert zu prüfen.

Vereinfachtes Rechenbeispiel ohne Rücklagenanteil: Auf eine Wohnung entfallen 3.000 Euro Kosten, beschlossen waren 2.800 Euro Kostenvorschüsse. Die Abrechnungsspitze beträgt 200 Euro. Wurden tatsächlich nur 2.500 Euro bezahlt, kommen 300 Euro Vorschussrückstand hinzu. Diese beiden Beträge dürfen nicht miteinander verwechselt werden.

• Beschlossene Vorschüsse mit dem Wirtschaftsplan abgleichen
• Tatsächliche Zahlungen mit eigenen Kontoauszügen vergleichen
• Sonderumlagen und Vorjahreszahlungen getrennt nachvollziehen

4. Ist die Rücklage nachvollziehbar?

Betrachten Sie Anfangsbestand, tatsächliche Zuführungen, Entnahmen und Endbestand. Fragen Sie nach, wenn geplante Zuführungen von eingegangenen Beträgen abweichen. Ein rechnerischer Sollbetrag ist nicht automatisch verfügbares Bankguthaben.

Lassen Sie sich die Grundlage und den Zweck von Entnahmen erklären. Ob ein gesonderter Beschluss erforderlich war oder bereits eine wirksame Ermächtigung bestand, hängt vom Vorgang ab. Rücklagenstand und Bankstände sollten nachvollziehbar zusammenpassen.

5. Welche Veränderungen brauchen eine Erklärung?

Vergleichen Sie größere Kostenpositionen mit Wirtschaftsplan und Vorjahr. Neue Verträge, Preissteigerungen oder Reparaturen können Abweichungen erklären. Fordern Sie bei Unklarheiten die passenden Belege und Beschlüsse an.

Nach § 18 Absatz 4 WEG können Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Ein vorhandener Verwaltungsbeirat soll die Abrechnung vor der Beschlussfassung prüfen und eine Stellungnahme dazu abgeben. Seine Prüfung ersetzt Ihr eigenes Einsichtsrecht nicht.

Unklarheiten möglichst vor der Versammlung klären

Sammeln Sie konkrete Fragen mit Kostenart, Betrag und Bezug zum Beleg. So kann die Verwaltung gezielt antworten oder eine Korrektur vorbereiten. Nicht jede Abweichung ist ein Fehler, aber sie sollte erklärbar sein.

Wenn Sie einen gefassten Beschluss anfechten möchten, holen Sie umgehend anwaltlichen Rat ein. § 45 WEG nennt grundsätzlich einen Monat für die Klage und zwei Monate für deren Begründung, jeweils ab Beschlussfassung. Ein Gespräch mit der Verwaltung hält diese Fristen nicht an.