Verwalter wechseln: So bereiten Sie den Wechsel vor

Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Dinge

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft kann ihren Verwalter jederzeit abberufen. Nach § 26 Absatz 3 WEG endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate danach. Eine frühere Vertragsbeendigung kann sich aus dem Vertrag oder einer wirksamen Kündigung ergeben.

Die Abberufung allein beendet mögliche Vergütungsansprüche daher nicht sofort. Prüfen Sie Bestellungszeitraum, Vertragslaufzeit und Kündigungsregelungen gemeinsam. Bei Streit über Kündigung oder Vergütung ist anwaltliche Unterstützung sinnvoll. Der Ablauf einer Bestellung beendet nicht automatisch jeden Vertrag.

Angebote vergleichbar machen

Sprechen Sie mögliche Nachfolger an, bevor die bisherige Verwaltung endet. Klären Sie, ob Objektgröße, Zustand, Aufgaben und gewünschter Beginn zusammenpassen. Mehrere vergleichbare Angebote erleichtern eine fundierte Auswahl; drei Angebote sind eine praktische Orientierung, keine starre gesetzliche Zahl.

Stellen Sie den Eigentümern die wesentlichen Informationen rechtzeitig vor der Entscheidung zur Verfügung. Neben der Vergütung zählen Leistungsumfang, Zusatzkosten, Erreichbarkeit und die Vorbereitung der Übernahme.

• Anzahl und Art der Einheiten sowie Standort nennen
• Teilungserklärung, letzte Abrechnung und Wirtschaftsplan bereithalten
• Offene Maßnahmen, Rückstände und fehlende Unterlagen benennen
• Grundvergütung, Zusatzleistungen und Übergabearbeiten vergleichen

Die Beschlüsse rechtzeitig vorbereiten

Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung und neuer Vertrag müssen als Entscheidungsgegenstände hinreichend klar angekündigt und aufeinander abgestimmt sein. Eine bloße Beratung unter Verschiedenes genügt dafür regelmäßig nicht. Auch die Vertretung der Gemeinschaft beim Vertragsabschluss sollte geklärt werden.

Die Einladung erfolgt in Textform; ohne besondere Dringlichkeit soll die Frist mindestens drei Wochen betragen. Verlangen mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen. Fehlt ein Verwalter oder verweigert er dies pflichtwidrig, kommen der Beiratsvorsitzende, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer als Einberufende in Betracht.

Die Übergabe mit einer Liste steuern

Vereinbaren Sie, welche Unterlagen, Daten und Zugänge zu welchem Termin übergeben werden. Ein Übergabeprotokoll hält fest, was vollständig ist und was noch nachgereicht werden muss. Kontovollmachten sollten mit der Bank geordnet umgestellt werden; persönliche Zugangsdaten sind nicht einfach weiterzugeben.

• Beschlusssammlung, Protokolle, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• Verträge, Versicherungsunterlagen und laufende Gewährleistungsfälle
• Buchhaltung, Belege, Kontoauszüge, Forderungen und Verbindlichkeiten
• Technische Unterlagen, Schlüssel und offene Schadensmeldungen
• Fristen, laufende Verfahren und Ansprechpartner

Wer erstellt die Abrechnung für das Vorjahr?

Diese Frage gehört ausdrücklich in die Übergabeplanung. Entstehung und Fälligkeit der Abrechnungspflicht sind nicht dasselbe. Der BGH hat in seiner Entscheidung V ZR 89/17 auf den Amtsinhaber bei Entstehung der Pflicht abgestellt; ein späteres Ausscheiden beseitigte die bereits entstandene Pflicht nicht.

Das Urteil betrifft die frühere Rechtslage. Für einen heutigen Wechsel müssen Übergabezeitpunkt, geltendes WEG und Vertragsregelungen zusammen betrachtet werden. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf die pauschale Annahme, stets müsse der alte oder stets der neue Verwalter abrechnen. Halten Sie Zuständigkeit, Datenbereitstellung, Termin und Vergütung fest; streitige Verpflichtungen sollten rechtlich geklärt werden.

Mit ausreichend Vorlauf starten

Ein Jahreswechsel kann organisatorisch passen, ist aber kein Muss. Planen Sie Zeit für Angebote, Eigentümerentscheidung, Vertrag und Unterlagenübergabe ein. Maßgeblich sind Ihre Vertragslage und die Verfügbarkeit einer passenden Verwaltung.

Für eine erste Anfrage in Stolberg oder der Städteregion Aachen genügen Ort, Einheitenzahl, Anlass und gewünschter Wechseltermin. Anschließend lässt sich klären, welche Vorbereitung Ihre Gemeinschaft benötigt.